Vous souhaitez contribuer activement à la vie d’un établissement d’enseignement supérieur unique, spécialisé dans les domaines du jeu vidéo et de l’animation 2D-3D?

Vous aimez structurer les choses, assurer un suivi rigoureux des dossiers, accompagner les étudiant·es dans leurs démarches et travailler en lien étroit avec les équipes pédagogiques et administratives?

Rubika Montréal est à la recherche d’un·e Technicien·ne en administration pour jouer un rôle clé dans la gestion académique, le suivi réglementaire et la qualité du parcours étudiant.

À propos de Rubika Montréal

Rubika est une école d’animation 2D-3D et de jeux vidéo, née en France et bien ancrée dans l’écosystème international des industries créatives. À Montréal, notre campus accueille des étudiant·es passionné·es venu·es se former au cœur d’un milieu de vie humain, stimulant et axé sur la réussite.

Notre approche pédagogique repose sur l’écoute, le partage, l’entraide et le travail d’équipe. Nous offrons des formations de haute qualité, qui placent chaque étudiant·e au centre de son développement.

Notre offre

• Un rôle central, à la croisée de la gestion académique, du soutien administratif et de la vie scolaire ;

• Poste permanent à temps plein (35h/semaine) ;

• Horaire de jour, généralement de 8h30 à 16h30 ;

• Poste principalement en présentiel sur le campus de Montréal ;

• 4 semaines de vacances annuelles dès l’embauche ;

• 5 journées de congé personnels par année ;

• Stationnement gratuit

• Rémunération pouvant aller jusqu’à 60 000$ par année, selon l’expérience ;

• Grande autonomie dans l’organisation du travail, au sein d’une petite équipe engagée.

Vos responsabilités au quotidien

Gestion académique et réglementaire (50 %)

• Assurer la gestion et la mise à jour des dossiers étudiants et enseignants ;

• Gérer les inscriptions, les enregistrements de cours, les codes permanents et les documents officiels ;

• Préparer, valider ou transmettre les documents liés aux certificats, bulletins, diplômes et autres documents académiques ;

• Assurer le suivi des résultats, des présences et des exigences liées à la sanction des études ;

• Traiter les demandes liées à l’aide financière aux études, lorsque requis;

• Collaborer à la transmission des informations et documents aux instances ministérielles, selon les échéanciers applicables ;

• Participer à l’élaboration, à la mise à jour et à la diffusion des procédures administratives et pédagogiques ;

• Contribuer à la fiabilité des données et au respect des normes institutionnelles et gouvernementales.optimale de la plateforme COBA et des systèmes ministériels.

Support administratif et vie scolaire (50 %)

• Accueillir, informer et accompagner les étudiants·es dans leurs démarches administratives ;

• Répondre aux demandes liées à l’admission, aux inscriptions, à l’immigration, aux assurances ou à d’autres éléments du parcours étudiant ;

• Gérer la messagerie, les appels et la boîte courriel liés à la vie scolaire ;

• Soutenir la planification et la diffusion des communications internes ;

• Collaborer avec l’équipe administrative, pédagogique et financière pour assurer un suivi cohérent des dossiers;

• Participer à l’organisation d’activités et d’événements destinés à la communauté étudiante ;

• Contribuer à maintenir un cadre professionnel, clair et bienveillant auprès des étudiant·es;

• Repérer les situations nécessitant un suivi particulier et les référer aux bonnes personnes, tout en maintenant une saine distance professionnelle.

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, comptabilité, administration, gestion, ou dans un domaine connexe ;

• Expérience administrative pertinente, en milieu scolaire un atout ;

• Excellente rigueur administrative et grand souci du détail ;

• Solide sens de l’organisation et capacité à structurer les priorités ;

• Bonne aisance avec les outils numériques, dont la suite Office ;

• Connaissance de COBA V5 ou V6, un atout important ;

• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux systèmes et procédures ;

• Aisance en communication orale et écrite, en français et en anglais ;

• Capacité à interagir avec des étudiant·es, des enseignant·es et des collègues avec professionnalisme, jugement et tact ;

• Bon discernement dans la gestion des situations sensibles ou émotionnelles ;

• Autonomie, fiabilité et esprit d’équipe.

Si vous souhaitez occuper un rôle concret, essentiel au succès de notre établissement d’enseignement créatif, nous serons heureux de recevoir votre candidature. L’équipe de Rubika Montréal est prête à vous accueillir dès maintenant !